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Le cahier des charges, sans prise de tête

Comment rédiger un cahier des charges ?

Pour tout projet avec un graphiste ou un illustrateur, il vous faudra rédiger un brief, aussi appelé cahier des charges, mais par où commencer ? Voici quelques astuces de rédaction pour y mettre toutes les informations importantes, et dans le bon ordre !

1. Les informations pratiques

Avant même de penser à envoyer un brief détaillé, n’hésitez pas à prendre contact par mail ou téléphone avec votre prestataire de manière plus informelle.

Présentez-lui :

  • Votre projet résumé en une ou deux phrases
  • Votre budget s’il est déjà défini
  • Vos dates (espérées) de début et de fin de projet

Ce sont les informations-clés dont votre prestataire aura besoin pour vous faire une première réponse rapidement. Il/Elle pourra définir en deux minutes chrono :

  • si le projet est bien dans son champ de compétence
  • si ses disponibilités peuvent correspondre à vos délais
  • si ses tarifs sont en accord avec votre enveloppe budgétaire

Vous pouvez joindre votre cahier des charges à ce mail d’introduction si vous le souhaitez, ou bien l’envoyer dans un second mail une fois la prise de contact établie.

Pensez dans tous les cas à bien rappeler ces informations pratiques dans l’introduction de votre document : budget, planning, informations de contact.

2. Le contexte

Entrons dans le vif du sujet ! Qu’il s’agisse d’un projet de logo, d’illustration, de site web ou de mise en page, votre interlocuteur aura besoin d’en savoir le maximum sur votre entreprise :

  • Qu’est-ce que votre entreprise vend ?
  • Quelles sont ses valeurs ?
  • Qu’est-ce qui la différencie de ses concurrents ?
  • Si ce n’est pas précisé dans votre signature mail : qui êtes-vous, quel est votre rôle dans l’entreprise ?

Deux exemples :

Projet d’identité visuelle :
Je suis en train de créer un restaurant de pizzas romaines à Paris : nous y servirons de la pizza alla pala (plus croustillante et légère que sa cousine napolitaine), servie à la part, ainsi que des desserts typiques des cafés-bars de Rome. En 2018, la France est devenue – à égalité avec les États-Unis – le plus gros consommateur de pizzas au monde, loin devant l’Italie. L’offre de pizzerias napolitaines déborde à Paris, et je souhaite avec ce restaurant introduire la pizza romaine auprès des parisiens ! Je souhaite une identité solaire, accueillante, qui mette en avant le fait-maison.

Projet d’illustration :
Notre mairie organise tous les deux ans un festival familial en plein air sur deux jours : concerts, théâtre, cirque, spectacles déambulatoires pour petits et grands. L’affiche devra mettre en scène un héron sympathique, dans la thématique du festival de cette année : les animaux du cirque.

3. Les objectifs

Quel est votre besoin ? Dites à votre prestataire pourquoi vous aimeriez faire appel à ses services :

  • Pourquoi vous adressez-vous à lui en particulier (son style, ses compétences) ?
  • Quelle est la problématique que vous souhaitez résoudre ?
  • Quel est le résultat attendu ?
  • Votre entreprise a-t-elle déjà développé des projets similaires par le passé ?
  • À qui s’adresse votre entreprise en général, et à qui vous adressez-vous avec ce projet en particulier ?

Projet d’identité visuelle :
Mon besoin : créer l’identité visuelle du restaurant “Forno Parigino”. Son logo, sa carte, son site web, ses boites de pizza. Ce projet fait suite à une reconversion professionnelle, j’ai donc besoin d’être accompagnée dans ma stratégie de communication ! Ma cible : les résidents du quartier de 15 à 60 ans, les travailleurs indépendants ou salariés sans cantine, les expatriés italiens recherchant le savoir-faire romain à Paris.

Projet d’illustration :
Pour notre troisième édition, nous souhaiterions renouveler le style graphique de la mascotte du festival. Nous apprécions particulièrement le style de votre portfolio, plus moderne et coloré que notre communication actuelle ! Notre cible : les familles de la ville et des communes avoisinantes.

Le cahier des charges permet au graphiste d'avoir une vision d'ensemble de votre projet, vos objectifs, votre cible, vos contraintes.

4. Les contraintes

  • Y a-t-il des contraintes de format à respecter ? Sur quels supports votre projet sera-t-il diffusé ?
  • Une palette de couleur définie ? Une charte graphique pré-établie ?
  • Des mentions à faire figurer ?
  • Un planning à respecter avec vos équipes, des départs en congés durant le projet ?
  • Des contraintes de budget sur certains points ?

Définissez vos exigences, et le cadre de projet idéal pour vous ! Votre prestataire vous demandera peut-être si quelques ajustements sont possibles en fonction de ses contraintes personnelles. Chacun aura ainsi toutes les cartes en main pour que la mission se déroule sans accroc.

Projet d’identité visuelle :
Il faut que l’univers graphique reflète le savoir-faire italien, la chaleur et la convivialité, et soit en accord avec la décoration du restaurant (photos d’inspiration ci-jointes : terrazzo, bois, beaux matériaux)

Projet d’illustration :
Le visuel doit s’adapter aux formats abribus, planimètre, bannière facebook, et respecter l’encombrement prévu par la charte graphique de la ville ci-jointe. Faire figurer la date, le lieu, le nom du festival et le logo de la ville. L’affichage est prévu début avril, les supports devront donc être finalisés courant mars par nos équipes. Date limite de réception de l’illustration finale : mardi 13 mars.

5. La cession de droits

  • Sur quel territoire va être diffusé votre projet (régional, national, mondial) ?
  • Combien de temps sera-t-il utilisé (un an, cinq ans, dix ans) ?
  • Combien d’exemplaires seront imprimés ?

Si le principe de la cession de droits est un peu flou, jetez un oeil à cet article pour y voir plus clair :

La cession de droits en toute détente

Pour finir

Si vous envoyez une demande de devis à plusieurs prestataires, il vous reste une petite mission pour conclure ce cahier des charges à la perfection :

  • Indiquez la date de retour souhaitée pour les devis
  • La date à laquelle vous finaliserez votre choix

C’est de la sérénité de gagnée pour vos interlocuteurs, cela leur permettra d’avoir une meilleure vision sur leur planning et de bloquer des créneaux dédiés à votre projet. Et surtout, cela leur montrera que vous êtes attentif à leurs besoins : de quoi les encourager à être encore plus attentifs aux vôtres !

Un projet de logo ou d’illustration ?

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